TRAININGSWERKING – bespaart jezelf en je vereniging een massa tijd

Naast de administratieve voorzieningen en uitgebreide ploegopstellingsfunctionaliteiten bevat de online applicatie een zéér uitgebreide en gebruiksvriendelijke trainingsmodule.

Inleiding

De trainingsmodule binnen het ledenbeheer laat toe om de te geven trainingen voor te bereiden (plan in voorbereiding) en na afloop van alle voorbereidingen in gebruik te nemen. Afgaand op de specificaties van de nodige parameters (periode, trainers, locatie, …) komen de aparte trainingsmomenten beschikbaar in de trainingskalender en kunnen de trainees hun eigen kalender opvragen (privaat luik), en kunnen de trainers, eveneens via datzelfde privaat luik, de opvolging en aanwezigheden van de trainingen uitvoeren.

Een belangrijk gegeven binnen de module is het gebruik van trainingsgroepen naast de trainingsreeksen. Dit biedt een grotere flexibiliteit naar indeling toe. Een eenvoudiger implementatie had erin bestaan dat je op niveau van de reeks, waar je aangeeft welke dag van de week bijvoorbeeld, de deelnemende trainees opgeeft. Dit heeft de beperking dat je voor elke afzonderlijke reeks telkens alle trainees zou moeten toewijzen, en je ook geen reeksen kan hebben waar je verschillende niveaus combineert, en verschillende groepen van trainees kan laten deelnemen aan verschillende reeksen. In de eenvoudiger trainingswerking zal dit aanvoelen als een stukje overhead, in dat geval komt het er op neer dat je één enkele trainingsgroep zal koppelen aan één enkele trainingsreeks. Deze uitwerking zorgt er ook voor dat, stel dat je twee trainingsmomenten/week hebt, je de traineesgroep maar eenmaal dient aan te maken en je deze dan aan beide reeksen kan koppelen. We geven dit hier al mee ter verduidelijking van het gebruik van afzonderlijke trainingsgroepen, los van de trainingsreeksen dus (op niveau van de reeks kan je dan één of meerdere groepen koppelen).

Eenmaal alles werd afgehandeld, kunnen via het ledenbeheer de nodige rapporten en statistieken worden getrokken, ook naar de betalingen toe zijn automatisaties voorzien.

Entiteiten

een trainer: dit hoeft niet veel uitleg, de trainingsmodule bevat de mogelijkheid leden als trainer aan te duiden maar ook om externe trainers apart op te geven.
een trainee: dit is een deelnemer aan één of meerdere trainingen, en altijd een bestaand lid in het ledenbeheer.
een trainingsgroep: dit is een groep van trainees die deel uitmaken van een bepaalde trainingsgroep. Het opdelen is volledig vrij in te vullen maar zal praktisch meestal gebeuren op basis van een niveau.
een trainingslocatie: dit is een fysische locatie waar er kan getraind worden. Praktisch zal dit meestal een sporthal zijn.
een trainingsplan: dit is de verzamelnaam voor een trainingsperiode, waarin alle nodige parameters en indelingen worden geregistreerd. Concreet maakt men een trainingsplan op voor bijvoorbeeld de komende 6 maand, of in blokken van 3 maand.
een trainingsreeks: hiermee wordt binnen de periode van het trainingsplan een specificatie gegeven van de voorziene trainingsmomenten, a.h.w. de parametrage van de aan te maken trainingsmomenten. Belangrijkste parameters zijn: weekdag, tijd van/tot, locatie, trainer en eventueel assistent-trainer alsook de in deze trainingsreeks opgenomen trainingsgroep(en).
een trainingsmoment: dit is één enkel trainingsmoment, op een specifieke datum en tijdstip, afgaand op de parametrage binnen de trainingsreeks. Dezelfde parameters zoals bij de sessie zijn hier voorzien. Per moment worden ook de aanwezigheden van de trainees in detail bijgehouden.

Daarnaast zijn er ook nog vermeldenswaardig de volgende term(en):

een e-mailabonnee (binnen de trainingswerking): persoon die ingeschreven is om automatische e-mailberichten te ontvangen, bijvoorbeeld bij het annuleren of wijzigen van een trainingsmoment.

Quick start

De opbouw van de trainingen gebeurt d.m.v. een “plan”, voor een komende periode. Dit plan krijgt bij aanvang een “in voorbereiding”- of “draft”-status zodat alle wijzigingen (indeling trainingsgroepen, trainees, trainingssessies, …) kunnen bijgestuurd worden totdat een finale go wordt gegeven. Op dat moment worden de diverse trainingsreeksen definitief omgezet naar effectieve trainingsmomenten en vervolgt de praktische trainingsflow van start tot het einde van de periode die bij het plan werd opgegeven en krijgt het plan een status “in gebruik”.

De trainers volgen via het privaat luik (of via het ledenbeheer, mits daartoe toegang werd verleend) de trainingen op, wie al dan niet aanwezig was, commentaar bij de trainee of op een trainingsmoment, …

De trainees kunnen via het privaat luik een overzicht krijgen van de door hen gevolgde trainingen, alle details die de trainer hier vrijgeeft kunnen geraadpleegd worden.

Eenmaal een trainingsperiode volledig afgehandeld werd (alle trainingen werden door de trainers correct bijgewerkt), zal de trainingsperiode in het centrale ledenbeheer gearchiveerd worden, doch nog steeds consulteerbaar blijven. Het plan krijgt dan een status “Afgesloten” en de informatie blijft dan enkel beschikbaar ter consultatie, historieken en statistieken.

Motivatie-enquête, doelstellingen, …

Ook daar werd in de applicatie aan gedacht. Helemaal geïntegreerd in het privaat luik en overzichtelijk op de traineefiche (voor de trainer)!

Wachtlijst-opvolging

Naast de volledige administratieve opvolging voor de trainingen, is een zeer uitgebreide wachtlijst-functionaliteit voorzien. Niet alle verenigingen hebben hier nood aan, maar voor die verenigingen waar dit nodig is zijn de voorzieningen heel verregaand.